内容提要：本文对公文发文字号编写、标题拟写、主送机关标注、引用公文、结构层次序数标注、公文叙事等六个方面常出现的错误进行了简要分析，以求公文写作的日臻规范化。

    关键词：公文写作　错误　例析  

    目前在公文写作实践中存在着诸多问题，从格式到内容都存在不规范之处，造成公文写作的混乱状况，影响了公文的质量。本文试就写作中常见错误例析如下，以求公文写作的规范化。 

    一、发文字号编写不当 

    发文字号简称文号，又称公文编号，是发文机关同一年度公文排列的顺序号，是公文特定的标志。正式公文均应标注发文字号，它为检索和引用公文提供专指性较强的代号，为管理和统计公文提供依据。2001年1月1日施行的《国家行政机关公文格式》GB/T9704—1999（以下简称“新国标”）规定：“发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。序号用阿拉伯数码标识；年份标全称，用六角括号‘〔〕’插入；序号不编虚位（即1不编为001），不加‘第’字。”在实践中，常出现以下错误：

    1、机关代字混淆。机关代字是发文机关全称的简缩语，就是选用最能反映发文机关本质属性的字词作为本机关的代字。如国务院制发公文,其代字为“国发”，川省人事厅发文,其发文字号为“川人”。若简缩不当，易造成混淆，起不到代字作用。如“华东师范大学”，它的代字不能写成“华师大”，因为另外还有“华中师范大学”、“华南师范大学”，如用“华师大”就不能分辨，而应写为“华东师大”。

    2、年份不全，乱用括号。例如：①金计生（96）第15号；②夹民政(2003)16号。

    例①年份不全，应写为“1996”；使用圆括号也不正确，应用方括号“[]”；“第”字多余，应删去。例②年份应置于六角括号“〔〕”内。

    3 机关代字、年份、序号次序颠倒。例如：①成保[96]劳人字第51号；②[2000]外经贸发展函字第2691号。

    例①的错误是机关代字分列年份两边，且年份不全，“第”、“字”多余，应该是“成保劳人[1996]51号”；②年份在发文机关代字前，“字”、“第”多余，应改为“外经贸发展审函[2000]2691号”。 

    二、标题拟写不当 

    公文的标题与一般的文章标题不同，其拟写有严格的规范要求。国务院办公厅颁发的《国家行政机关公文处理办法》（以下简称《办法》）规定：“公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。公文标题除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。”规范的公文标题一般由“发文机关+事由+文种”构成，又称“三要素”式，如《中共中央关于加强社会主义精神文明建设若干重大问题的决定》。也可以是由“两要素”构成或由“文种”构成，但“两要素”构成的或由“文种”构成的，一般应是下发的带有固定版头或对外公布可张贴的，如《××交通管理局通告》、《公告》等。在实际写作实践中，不合规定的情况主要表现为以下几个方面的错误。

    1、文种错用。对于文种的选择，应当根据行文目的和要求、文种的适用范围、行文关系来确定，不得混淆使用。写作中常出现以下几组文种错用现象：

    (1)请示与报告错用、并用。请示和报告虽然都是上行文,但是二者有不同的用途和要求,是两个不同的文种。请示“适用于向上级机关请求指示、批准”，上级对于请示必须有答复，必须事前行文。而报告“适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问”，不需要上级作出答复，可事中行文，也可事后行文。在写作中，由于没有掌握二者的区别，常把请示误用为报告，或并用请示和报告。例如，①《××公司关于急需购买碱性电池的报告》；②《××县人民政府关于请求将××风景区列为省级自然保护区的请示报告》。

    从标题事由看，都是请求上级批准某事项，因此，应将例①的“报告”改为“请示”，例②的“报告”去掉。

    (2)函与请示错用。《办法》明确规定：“函，适用于不相隶属机关之间相互商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。”“请示，适用于向上级机关请求批准、指示。”从这两条规定可看出，函与请示都可用于“请示批准”，但二者行文方向不同。函是向平级或不相隶属的机关“请求批准”，而请示是向有隶属关系的直接上级“请求批准”。但在实际操作中，人们总认为用请示显得对对方尊重，容易办成事，而用函则显得不那么郑重其事，不易引起对方重视，难达到目的。因此，常把函错用为请示。例如有一篇公文的标题为《××市司法局关于拨付法制教育经费的请示》，主送机关是“××市财政局”。市司法局与市财政局是平级关系，不是相隶属的上下级关系，完全符合函的适用规定。因此，该文标题文种“请示”应改变“函”。

    (3)通告与公告错用。通告和公告是现行法定行政公文中唯一的同类两个文种。通告“适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项”，公告“适用于向国内外宣传重要事项或者法定事项”。二者都有公开告之的功能，但在发布机关、受文对象、内容重要程度等方面存在区别。公告的发布机关级别较高，多由国家机关发布，受文对象广泛，宣布的事项重大。而通告发布机关广泛，机关、团体、企事业单位都可发布，受文对象范围较小，限制在一定的范围内，宣布的事项涉及的是一般事项，多是业务工作方面的内容。在使用时，人们往往对凡需要对外公布事项，不加区别都用公告。例如，①《××商场有奖销售开奖公告》；②《××县人民医院关于新设保健门诊的公告》。

    以上发布机关都属企事业单位，发布的事项都是涉及业务工作方面的某一事项，因此“公告”应改为“通告”。

    除文种错用现象外，还存在着决定与决议相混、通报与决定不分、通知与通告等同等等。

    2 事由表述重复、罗嗦、冗长、空洞、不明确。公文标题中的事由部分是对公文内容的高度概括，是标题的核心，要求准确、简洁。而有些公文标题的拟写没有抓住公文主要内容，以致事由部分表述重复、罗嗦、冗长、空洞、不明确。例如，①《××公司关于申请增加超计划出口指标的请示》；②《××县人民政府关于表扬营业员×××同志的通报》。

    例①的错误是词义重复，文种“请示”已含“请示”、“申请”之意，故应删去标题中“申请”二字；例②事由部分只提到了有关的人，而没提有关的事，即要表扬的事迹未写出，显得空洞，应改为（××县人民政府关于表扬营业员×××同志×××先进事迹的通报）。

    3、乱用标点符号。公文标题除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。写作中，人们常常不该使用标点的却使用了，或该使用标点的却用错了。例如：①《国务院批转财政部〈关于加强国有企业财务监督的意见〉的通知》；②《中央职称改革领导小组转发国家教育委员会中小学教师职务试行条例等文件的通知》。

    例①被批转对象“关于加强国有企业财务监督的意见”是公文，不属法规性文件，故应删去书名号；例②被转发的对象“中小学教师职务试行条例”属法规性文件，故应加上书名号。 

    三、主送机关标注不当 

    《办法》规定：“主送机关是指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。”如《国务院关于成立国务院三峡工程建设委员会的通知》一文的主送机关——“各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构”，采用统称写法，既简洁又明确。而有的公文主送机关标注存在不明确、违反文种有关规定等错误。例如：①《××县人民政府转发县乡镇企业局〈关于加速发展乡镇企业的报告〉的通知（“转发”应为“批转”，应删去单书名号）的主送机关是“各有关单位”；②《××县税务局重建税务所办公楼的请示报告》（应为“请示”）的主送机关是“××”地区税务局、城建局、国土局、物资局”。

    例①错误是主送机关不正确，难以办理；例②属多头主送，违反了“请示一般只写一个主送机关”的原则。 

    四、引用公文不当 

    《办法》规定：“引用公文应当先引标题，后引发文字号。”在操作时，正确的做法是先用书名号引标题，后用圆括号引发文字号。例如，“你行《关于调整货币政策委员会及任免的请示》（银发[2000]13号）收悉。”而写作中不正确引用公文的现象比比皆是。例如，①你公司《关于成立通洲集团中心拍卖行的请示》悉……；②7月20日《通告》停止了省交通厅×交计字[2000]1号文件中规定的“双排座小货车载客养路费”的收取……。

    例①只引标题而没有引发文字号；例②只引了发文字号而没引标题。 

    五、结构层次序数标注不当 

    对于篇幅较长、内容较丰富、层次较多的公文，写作时常常要标注序数，分条列项，以显得眉目清楚，易于阅读、理解和执行。《办法》规定：“结构层次序数，第一层为‘一”，第二层为‘(一)’，第三层为‘1’，第四层为‘(1)’。”只有一个结构层次时，就用“一”，而不用其它序数。在实践中常出现不规范现象。例如《关于××省××地区××银行机构合并问题的请示》(××银发[1996]124号)、《××省××培训中心关于筹建教学急需实验室的请示》(××中心字[2001]第15号)，这两篇公文的内容都只有一个结构层次，其序数标为“1、2、3……”，而正确的应为“一、二、三……”。又如《××县人民政府关于召开经济工作会议的通知》(1998年9月8日)，也只有一个结构层次，其序数标为“(一)、(二)、(三)……”，显然也是错误的。 

    六、叙事详略不当 

    公文不同于文艺文体，它是为解决实际问题而撰写的，重在实用，而且有特定的受文对象。因此公文在叙事方面，要求准确直述，语句简练，语感平实，把事情交代清楚就行。初学写作者把握这点较困难，往往叙事文学性浓或过于简略。例如以下两段文字：

    “一九××年×月×日中午十二点左右，××百货商店××路门市部售表柜台前来了一个青年顾客，提出要买一块“北京”牌手表。青年营业员×××同志将手表拿出上了几扣弦后递给这个顾客，又忙着接待别的顾客。一种强烈的责任促使他随时盯着买表人的动作。忽然，发现那人侧过身子挡住营业员的视线，把表放在耳边装成听表样。这种行为引起了×××同志的警觉，他心想：挑表为什么要侧过身子背靠着营业员？当他把表交回来的时候，×××同志立即进行了检查，发现弦是满的，表蒙上有两道划纹。他马上认定新表已被换走，于是当机立断，喊了一声：“你停一下！”那人听到喊声，慌忙向店外跑去。见此情景，×××同志一跃跳到货圈外，用尽力气拚命追赶。刹时间，那家伙穿过胡同，跑出数百米。营业员边追边喊:“抓住他！抓住他！”终于在××分局同志的协助下，将罪犯逮住扭送公安派出所，从其衣袋里搜出换去的新表。”

    “××市任意挪用、占用和滥用民政事业费的问题，是非常严重的。”

    以上两段文字分别是两篇通报中的事实叙述部分。第一段运用文学作品的表现手法，采用大量描写性文字来描述手表被换细节，形象生动，而且时间、地点、人物、经过、结果都交代清楚了，但不符合公文叙事要求。第二段对××市挪用、占用和滥用民政事业费的问题叙述过于简要，没把事情说清楚，无从知道事情是什么时候发生的，被挪用、占用和滥用的民政事业费的量是多少，用去干了什么。根据公文叙事要求，以上两段应分别改为：

    一九××年×月×日中午十二点左右，××百货商店××路门市部售表柜台营业员×××接待了一个青年顾客，该顾客提出要买一块“北京”牌手表。他的挑表动作异常，引起营业员×××同志的注意，当他把表还回来的时候，×××同志立即进行了检查，马上认定新表已被换走。××同志立即追赶，在××分局同志的协助下将罪犯逮住，搜出换去的新表。

    ××市于×××年×月至×××年×月，任意挪用、占用、和滥用民政事业费×××万元，用于建豪华办公楼、高档酒店、职工宿舍，购买高级轿车，搞公费旅游，性质是严重的。