教育部直属机关干部网络学院

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行政管理

公文写作中存在的问题及原因
来源: 发布时间:2009-03-20

    摘要:文章从三个方面分析了现代秘书在公文写作中存在的问题:文种选择不当、不注意炼词炼意、脱离实际,并对这三方面的问题进行了简要分析,探讨了现代秘书搞好公文写作的现实意义。

    关键词:秘书;公文写作;文种;表达  

    传统秘书学,把办公部门的职能概括为:“参与政务、管理事务”,其中参与政务主要指的就是为决策服务。秘书为决策服务的劳动成果是如何体现的呢?其途径和媒介主要就是通过各种文稿、文件等文字材料,经过一系列的环节,反复修改,去粗取精,最后送达领导面前,为领导的决策起辅助作用。领导的决策离不开秘书人员大量的反复细致的调查研究和文字推敲工作,由此可见公文写作的重要性。

    实行改革开放以来,社会发展步伐加大,生活节奏加快,人们珍惜时间、讲求效率的益处是显而易见的。但也使社会上产生了一种心浮气躁、急功近利的病症,反映在公文写作上,就是出现了不少“急就章”。文种的选择,词语的选用根本就没有斟酌,更谈不上反复讨论修改,甚至有些公文拟好就发,连规定的办文程序也取消了。因此,看看这样的公文,就不难发现其中存在的诸多毛病与不足。 

    1、文种选择或公文结构出现错误,是秘书专业知识不扎实的体现。

    现在党政机关的秘书队伍日趋向职业化方向发展,正逐步建立和实施持证上岗、考核定级制度。但仍有一部分文秘人员没有经过严格的专业训练和实际工作磨练,不太懂得秘书工作规律。在这种情况下,有些新手在公文写作中就会出现这样或那样的错误[1]。最常见的错误主要有两类:

    1.1 文种选择不当

    例如混淆请示和报告,把有具体请求事项的写成报告,或在一份请示当中杂糅几个问题。秘书对一些用法上有一定相似之处的文种认识不清,选择错误,是专业知识不扎实的体现。

    请示和报告的差别主要体现在三方面:

    第一,请示是要求上级作出指示或批准等事时使用的公文,上级一般要给予答复;报告是下一级机关向上级机关汇报工作、反映问题、提出建议时使用的公文,上级可答复,也可不答复。

    第二,请示一定包括请求事项,而且要具体;报告则不允许有请求事项。

    第三,请示是用批复作出答复,而且仅针对于原请示单位。报告中有时也提出建议,如果建议被采纳,一经批转,其执行者就不仅仅是原报告单位本身,而是某一领域的若干单位。

    有的请示在结尾通常是这样写的:“妥否,请指示。”如:

    关于聘请英籍理查德·麦凯先生来校任教的请示

    政字[2001]6号 

    教育部高教司:

    为满足教学需要,我校拟聘请英籍理查德·麦凯先生来校任教,任期一年,妥否,请批示。 

    ××大学

    2001年6月30日 

    这样写,也有文种认识上的错误。批复和批示是不同的文种:二者都对下级机关具有指挥指导性,但针对的文种不同,批复仅针对于请示,而批示则可针对报告、意见、计划等诸文种。

    另外,还有一些在用法上有相似之处的文种,秘书都应当反复比较,充分了解,如通知与通报,公告、通告与布告等等,只有这样才能正确使用公文文种。国务院办公厅1987年2月18日发布1993年11月21日修订的《国家行政机关公文处理办法》中的第二章对公文种类进行明确的规定,新时期的秘书正确使用公文文种,是公文处理工作规范化、制度化、科学化、自动化的前提[2]。

    1.2 格式不规范公文

    格式是为公文内容服务的外在表现形式,是公文标准化、规范化的重要方面,是对公文进行科学管理,有效发挥公文作用的重要保证。国务院办公厅颁发的《国家行政机关公文处理办法》中对公文的格式作出了明确规定。而有些秘书在撰写公文时却忽略了格式的完整性。

    如有的公文没有发文字号,有的公文没有主题词或主题词标注不规范,有的公文没有主送机关等。

    作为一名新时期的秘书,应熟悉并掌握正确的书写格式,严格按照规范要求撰写公文。 

    2、不注意炼词炼意,缺乏过硬的文字功夫。

    做一个办公室秘书并不如一些年轻人想象中那么潇洒,尤其是文字秘书,除了熟知公文的文种类别、一般格式及行文要求外,没有一定的文字功底是无法当一名好秘书的。一些秘书认为草拟公文只要按照选定的文体格式,把事情交代明白足矣,对公文语言词语的选择与锤炼不重视,没有认识到公文语言具有的特殊性质和要求,因此,对公文的语法、逻辑、遣词造句等方面有所忽略,常见的问题主要是:

    2.1 词语不当

    2.1.1 不明词义内涵[3]

    如:“制定干部下基层劳动的计划”

    “制定”应改为“制订”。它们都有创制的含义,但比较而言,“制定”强调“确定下来成为定案”,使用的对象大,范围广,如制定法律、法规、章程。而“制订”侧重创制拟定的行为过程,如制订措施、计划等。

    2.1.2 不明词义轻重

    词义有轻重之别,用词不同,感情色彩就不一样,程度上也不同。

    如:“不能、不准、禁止、严禁”,它们在程度上是有明显差别的。

    “部署、布置、安排”这组词,“部署”含庄重色彩,用于重大、特殊的事情,或庄重的场合。在指示、决定这样的下行文中就经常使用这个词。“安排”、“布置”多用于一般场合。

    2.2 搭配不当

    汉语用词要符合搭配习惯,有些词基本意义相同,但适用对象或搭配对象不同。

    如:“表达”和“传达”基本意义相同,但“表达”经常适用于自己表达自己的思想感情,“传达”则适用于对他人。

    “改正”用于对消极的事物,“改进”则往往用于对积极的事物。

    “保护”的对象是一般的事物,“保卫”的对象则是重大事物。

    “充足”多用于说明具体事物,“充分”则多用于说明较抽象的事物。

    除了词语使用不当外,在公文中还常可见语法方面的错误,如用词重复、句子有歧义等现象,都严重地影响公文主旨的表达,从而降低了公文的庄重性、权威性。

    这里强调的炼词,是必须做到事辞相称,“事随意转,理逐言深。”不能脱离行文目的、意图和公文的主旨去雕琢词句,玩弄技巧,而不在重视内容表达的基础上重视语言锤炼。如但丁所说:“语言作为工具对我们的思想之必要,正如骏马对于骑士。最好的骏马适合于最好的骑士,最好的语言适合于最好的思想。”公文写作,要在炼意的基础上炼词,事真方可辞实,理深方可语精,旨新方可言殊,意简方可文省。

    秘书为领导当参谋,搞服务,其中最根本的就是文字工作。

    最优秀的秘书应该是一个出色的文字秘书。毛泽东同志的秘书胡乔木、田家英都是秘书的典范。文字工作水平的提高可以缩短秘书与领导的认识差距,提高秘书辅助决策的能力,秘书提高为领导服务水平之关键,是提高文字工作水平。文字工作水平代表秘书的服务水准,反映着秘书的素质和综合能力,主要包括思想认识水平、思维反应能力、逻辑概括能力、思想提炼能力、文字表达能力[4]。 

    3、 缺乏责任心,脱离实际,为办文而办文。

    实事求是是做好一切工作的基本条件。秘书人员在拟写文稿、引用材料时一定要实事求是,这是一名秘书应具备的职业道德。关在办公室里做文章,主观臆断,唱高调,喊口号,搞“假、大、空”,这是缺乏责任心的表现。可以想见,草拟公文而很少作深入调查研究,对第一手材料的掌握知之甚少,这样能产生深刻认识吗?自然也就不可能根据实际情况,提出切实可靠的意见和办法,从而影响领导作出正确决策,当然也就达不到制发公文的根本目的——办好实事。因此,在务实革新的新时期,秘书更应尽可能地深入实际,调查研究,发现问题,在把握党的方针政策的前提下,正确领会、感知并体现领导意图,理清纲目,积极思维,写出好的公文来。 

    参考文献

    [1]万玲华 公文语病举隅及原因分析[J] 秘书,1999,(2):37-38

    [2]松世勤 文书学基础[M] 北京:中国人民大学出版社

    [3]杜纯梓 新时期公文语言问题存在的原因及对策[J] 当代秘书,2002,(2):15-17

    [4]即一轮 从文字进入决策、从决策提炼文字[J] 秘书,1999,(1):16-17   

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