凡召开大中型重要会议，如党代会、教代会等，为了工作方便，往往牵涉到编制与会人员名单问题，一般说来，常用的编制方法主要有：一是按职务高低；二是按报到的先后顺序；三是按单位的习惯排列顺序；四是以上方法交叉使用。根据上述方法，与会人员名单的编制可分两类：

    第一类是全体与会人员正式名单。要经过一定的法定程序或有关领导部门的认可和批准，具有权威性和严肃性。名单上要列出与会人员的姓名、性别、出生年月、政治面貌(党代会可免去这一项)、职务等项，一般按单位部门分列，印发给全体与会人员。

    正式名单中还包括分组名单，分组的方法通常是以部门为单位。会议领导机关的负责人不单独编组，他们根据各自的不同情况(如籍贯、曾经工作过的部门、现在工作上的需要等)而分别编进各个小组。分组名单内容包括人员姓名、召集人姓名、会议地点等。分组名单也必须经过会议领导机关负责人批准。

    第二类是为了方便与会人员和会议工作人员而编制的名单，即与会人员通讯录。名单上要列出姓名、单位、职务、房间号、电话号码等。这种名单不必经过会议领导机关负责人批准，只要会议秘书机构负责人批准就可以印发。由于与会人员来自四面八方、住地分散、会期较长，印发这样的名单为与会人员彼此联系、给会议工作人员工作需要提供了方便，因此受到普遍欢迎。同时，也为会议秘书机构大大减少了工作量。